Den nye persondataforordning fra EU trådte i kraft pr. maj 2018. Det betyder, at der er indført en række krav til ejendomsbesiddere, der er dataansvarlige for den behandling af persondata, der foretages i forbindelse med administration af ejendomme.

​

​

Grundlag for databehandling

Mitoflex Koncernen indsamler og behandler kun persondata i det omfang det er tilladt uden samtykke efter Persondataforordningen, dvs. når det følger af eller er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/et aftaleforhold, f.eks. lejekontrakt eller serviceaftale, hvis det tjener et sagligt formål eller til opfyldelse af lovkrav. 

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata, medmindre vores aftale eller samarbejde kræver dette. Det kan f.eks. være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige indretninger af lejemål, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud/betaling af leje via serviceloven eller anden sociallovgivning.

Vi kan også behandle persondata i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husorden og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

For at kunne administrere en ejendom er det nødvendigt at have grundlæggende data om lejere, derfor er det ikke nødvendigt at indgå aftaler med enkelte beboere og hente accept for at registrere og behandle deres persondata. Administrationsaftalen og den lovgivning vi er underlagt giver os retten til at indsamle og behandle persondata om dem, der bor i vores ejendomme.

​

Sletning af data

De data vi bruger til at administrere dit lejeforhold vil som udgangspunkt blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata efter fraflytning vurderes at være sagligt begrundet.

Øvrige oplysninger om dig, og mails, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring.

 

Følsomme persondata

Mitoflex Koncernen vil som udgangspunkt ikke registrere og behandle følsomme persondata såsom helbredsoplysninger, oplysninger om politisk eller religiøs orientering mm. Den type af data vil blive slettet, medmindre de skal bruges til noget konkret som for eksempel:

• Helbredsoplysninger i forbindelse med f.eks. skimmelsvamp i en bolig eller lignende.

• Oplysning om særlige fysiske forhold/begrænsninger som f.eks. handicap, der er afgivet i forbindelse med administration af ventelister eller i forbindelse med særindretning af lejemål eller fællesarealer.

• Oplysninger om sociale forhold, konflikter eller personlige problemer, som vi modtager, når vi nogle gange er nødsaget til at bistå bestyrelser eller myndigheder i personsager på ejendommene.

I tilfælde af, at Mitoflex Koncernen er nødsaget til at opbevare denne type data, har vi sørget for præcis placering af disse og revurdering af nødvendigheden for opbevaring af oplysningerne hver 6. måned. Vurderer vi, under en revurdering, at det ikke længere er nødvendigt at opbevare oplysningerne, slettes de.

CPR-numre er ikke følsomme persondata, men de skal behandles efter Persondataloven. Mitoflex Koncernen opbevarer CPR-numre efter Hvidvasklovens regler og med henblik på entydig identifikation af beboere og andre kontraktparter.

​

Ret til indsigt, berigtigelse mv.

Konkrete personer kan få oplysninger om deres persondata, som Mitoflex Koncernen er i besiddelse af. Det er dog nødvendigt at legitimere sig, for at vi kan sikre, at persondata bliver udleveret til rette vedkommende.

​

Fortrolighed og videregivelse af persondata

Mitoflex Koncernen benytter databehandlere såsom udbydere af software, web-hosting, backup, sikkerhed og opbevaring. Dette gør vi kun ud fra specifikke formål, men vi har stadig ansvaret for, at den registrerede data behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning og nærværende persondatapolitik.

Alle medarbejdere i Mitoflex Koncernen er underlagt tavshedspligt. Der bliver ikke videregivet oplysninger til andre uden samtykke fra de registrerede, medmindre det sker som led i normale arbejdsgange, ligesom Mitoflex Koncernen beskytter sine IT-systemer imod at andre kan tilgå disse.

 

Vi indhenter dog ikke kundens samtykke, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive persondata, for eksempel som led i en lovpligtig indberetning til en myndighed.